De btw aftrek leidt vaak tot gepuzzel. Waar kan ik btw aftrek toepassen en voor hoeveel procent? Ook tanken op kosten van de zaak kent zo zijn eigen regels.
1. Btw aftrek op brandstof kosten
Kosten omtrent de aankoop en het onderhoud van voertuigen die zakelijk gebruikt worden komen in aanmerking voor de btw aftrek. Onder voertuigen vallen personenwagens en voertuigen die deels privé en deels professioneel gebruikt worden.
De aftrek voor de btw is maximaal 50%. Dit geldt ook voor de brandstofkosten. Deze mogen dus slechts gedeeltelijk worden afgetrokken van de btw. Hierbij is de manier van betaling niet van belang.
2. Btw aftrek in buitenland niet gelijk aan België
Tankt u in het buitenland dan gelden er andere regels. Het is namelijk niet de bedoeling dat u btw, die u in het buitenland betaald, in België weer terugvraagt.
Het bedrag dat u in het buitenland heeft getankt vult u dan ook niet op als btw aftrek wanneer u aangifte doet voor de btw in België.
Wanneer het geregeld voorkomt dat u in het buitenland tankt, dan kan het zijn dat u alsnog in aanmerking komt om een deel van die btw terug te ontvangen.
2.1 Kosten brandstof in Denemarken niet aftrekbaar, in Nederland wel.
In Nederland is de btw op brandstof namelijk 100% aftrekbaar. In Denemarken daarentegen is de brandstof helemaal niet aftrekbaar.
Indien u dus regelmatig in het buitenland tankt, is het slim om te kijken in welk land u dat doet en in hoeverre de kosten aftrekbaar zijn van de belasting.
Hebt u tenminste 50 euro aan btw betaald voor brandstof in een land waar de kosten (deels) aftrekbaar zijn, dan kun u een teruggaafverzoek indienen via de Vat-Refund applicatie.
3. Voorkom boetes en interesten
Een bonnetje van het tanken of een kopie van een bankafschrift is niet voldoende om te dienen als bewijslast voor de FOD Financiën. Wordt dit toch gebruikt, dan kan dit bij een controle nadelige gevolgen hebben voor u als ondernemer.
Niet alleen worden de afgetrokken btw verworpen, ook krijgt u te maken met boetes en interesten. En dat wilt u natuurlijk niet. Een tankkaart is hiervoor de oplossing.
4. De voordelen van een tankkaart
Een tankkaart biedt meerdere voordelen. Bij het gebruik van een tankkaart wordt een verzamelfactuur per maand uitgereikt met daarop alle tankbeurten. Ook kunt u indien gewenst voor elke tankbeurt apart een factuur krijgen. Dit is naar eigen voorkeur in te stellen.
Deze facturen worden wel geaccepteerd door de fiscus en mogen dus dienen als bewijslast voor aftrek bij het indienen van de btw aangifte.
Daarnaast heeft u zelf geen gedoe meer met losse bonnetjes en papieren die kwijt kunnen raken. U hoeft ook de bedragen van de tankbeurten niet meer bij elkaar op te tellen. Dit is allemaal geautomatiseerd.
Bij het gebruik van een tankkaart wordt elke maand een verzamelfactuur met alle tankbeurten uitgereikt.
4.1 Btw aftrek met het kleine bonnetje van het Bancontact-systeem
Na iedere tankbeurt krijgt u uit de Bancontact-automaat een bonnetje geprint. De fiscus ziet dit als factuur, weliswaar flink vereenvoudigd, maar het wordt als volwaardig gezien.
U kunt deze bonnetjes dan ook gebruiken in uw boekhouding. Indien er een controle plaats vindt moet u enkel bewijzen dat de transactie door u is uitgevoerd.
Dit doet u door het nummer van uw Bancontact-kaart te laten zien. Dat moet overeenkomen met het nummer op deze facturen.
Deze uitgebreide manier van boekhouding kost veel tijd. Met een tankkaart bespaart u deze tijd en wordt het bijhouden van de administratie gemakkelijk.