Selecteer een pagina

In een vorig artikel hebben we besproken welke beroepskosten aftrekbaar zijn voor een ondernemer. Daarvoor zijn wel spelregels die we in dit artikel verder gaan uitdiepen. Beroepskosten die ten bate van de onderneming zijn en bovendien ter opbouw van het bedrijf dienen, kunt u inbrengen bij de belasting. Maar voordat u dat doet, moet u een aantal spelregels kennen. U kunt namelijk niet zomaar alle beroepskosten volledig inbrengen. En misschien komt u zelfs in aanmerking voor een vrijstelling van de belasting.

 

 

 

1. Voorwaarden voor een ondernemer voor kostenaftrek

Voordat u kosten mag aftrekken van de belasting moet u aan een aantal eisen voldoen. Allereerst moet u nagaan of kosten mogen worden ingebracht of niet. Dit hebben we in deel 1 besproken.

Daarnaast stelt de fiscus een aantal eisen waaraan u als ondernemer moet voldoen om kosten die aftrekbaar zijn te mogen inbrengen.

 

1.1 Administratie van de ondernemer moet op orde zijn

Zorg ervoor dat u de administratie op orde heeft. Dat betekent dat u betaal- en aankoopbewijzen goed moet bewaren. Denk hierbij aan de btw-bonnen, facturen, nota’s en ontvangstbewijzen.

U dient dit ten minste zeven jaar bij te houden. Dus ook wanneer u de belastingpapieren al hebt ingevuld, moet u de papieren bewaren.

 

Facturen en btw-bonnen dient u minimaal 7 jaar te bewaren 

 

1.2 Betaling en aftrek moeten in hetzelfde kalenderjaar gebeuren

Om kosten die aftrekbaar zijn te kunnen opvoeren, moet u checken wanneer de betaling is uitgevoerd. In het vorige artikel namen we een chocolaterie als voorbeeld. Een chocolaterie heeft als aftrekbare kosten onder andere een pand, meubilair, ingrediënten.

Stel dat de chocolaterie in december 2019 besloot een nieuwe computer aan te schaffen.

De ondernemer ontving daarvoor een factuur in begin januari. In dit geval mag de zelfstandige van de chocolaterie de gemaakte kosten inbrengen over het jaar 2020.

Niet de aankoopdatum, maar de dag van betaling is hierin doorslaggevend.

 

2. Hoe gaat u als ondernemer verder?

Nu weet u wat beroepskosten zijn, aan welke voorwaarden de kosten moeten voldoen en waaraan u als ondernemer moet voldoen om kosten als aftrekbaar te kunnen inbrengen.

Helaas zijn we er dan nog niet. Er zitten namelijk nog een paar haken en ogen aan het thema beroepskosten die we hieronder verder belichten.

 

3. Beroepskosten zijn volledig of gedeeltelijk aftrekbaar

Kosten zijn niet altijd geheel aftrekbaar zijn. Sommige beroepskosten zijn gedeeltelijk aftrekbaar. Deze kosten mag u voor een bepaald percentage inbrengen.

Verwar dit niet met gemengde kosten. Gemengde kosten zijn kosten die u deels voor zakelijke gebruik maakt en deels voor privégebruik.

 

Niet alle beroepskosten zijn geheel aftrekbaar.

 

3.1 Kosten van een boekhouder volledig aftrekbaar

De meeste beroepskosten zijn volledig aftrekbaar. Voorbeelden hiervan zijn de kosten van uw kantoor, telefoon, internet, stookkosten.

Ook kosten als interesten op uw lening vallen onder de volledig aftrekbare kosten.

Verder zijn verzekeringen en sociale bijdragen volledig aftrekbaar. En wordt de administratieve rompslomp u teveel dan is het goed om te weten dat de kosten voor een boekhouder ook geheel aftrekbaar zijn.

 

3.2 Kop koffie en stuk taart voor een ondernemer gedeeltelijk aftrekbaar 

Stel u kiest ervoor om met een zakelijke klant af te spreken in een restaurant. Daarbij trakteert u op een kopje koffie en een stuk taart. De kosten hiervan mag u inbrengen. Ze voldoen aan alle voorwaarden van beroepskosten en zijn dus aftrekbaar.

Maar de overheid heeft aangegeven dat deze kosten slechts gedeeltelijk ingebracht mogen worden. Voor restaurantkosten geldt een percentage van 69 procent.

Een ander voorbeeld is die van relatiegeschenken en representatiekosten. Deze kosten mag u voor 50 procent inbrengen.

Beroepskosten aftrekbaar voor de ondernemer met een tankkaart

 

3.3 Sla uw facturen als ondernemer op met een tankkaart

Een derde gedeeltelijk aftrekbare kostenpost is die van de brandstof. De brandstof mag voor 75 procent opgevoerd worden. De brandstof voor het woon-werkverkeer is een uitzondering. Over de gemaakte kilometers voor woon-werkverkeer mag u 0,15 cent per kilometer inbrengen.

Om brandstof op te voeren dient u de factuur van de tankkaart goed te bewaren en in te boeken in uw administratie. 

 

4. Afschrijvingen verdeelt over een aantal jaar

Een aantal investeringen die u als ondernemer doet zijn groter dan andere. Neem weer het voorbeeld van de chocolaterie. Als de ondernemer een voertuig voor de zaak koopt, betaalt hij daarvoor veel geld. Deze kosten zijn volledig aftrekbaar, maar worden niet in één keer ingebracht.

Voertuigen worden per jaar voor 20 procent ingebracht. Dat heeft te maken met de verwachte tijd waarin een investering wordt afgeschreven.

Het meubilair dat de ondernemer van de chocolaterie heeft gekocht, brengt hij jaarlijks voor 10 procent. De nieuw aangeschafte printer voor de bonnetjes wordt in 3 jaar afgeschreven. Deze wordt de komende drie jaar voor 33 procent ingebracht.

 

De kosten van een grote investering worden niet in één keer ingebracht, maar in een aantal jaar afgeschreven

 

4.1 Jaarlijkse afschrijvingen per investering

Hieronder een klein overzicht van de percentages die horen bij de verschillende investeringen:

  • Kantoren en gebouwen                3 procent
  • Industriële gebouwen                   5 procent
  • Meubilair en machines                 10 procent
  • Voertuigen                                    20 procent
  • Klein materiaal                             33 procent

 

 

5. Forfaitaire beroepskosten in plaats van administratieve rompslomp

De term ‘vrij beroep’ is een belangrijke uitzondering op alles wat hierboven is beschreven. Vrije beroepen hoeven niet te voldoen aan alle administratieve rompslomp.

In plaats daarvan bestaan forfaitaire beroepskosten. Dit houdt in dat u een bepaald percentage van de omzet minus de sociale bijdrage kunt aftrekken. Hiervoor brengt u dus geen beroepskosten die aftrekbaar zijn in.

Deze forfaitaire beroepskosten gelden alleen voor vrije beroepen, zoals de makelaar, advocaat en huisarts.

Nadeel is dat het percentage dat aftrekbaar van de omzet is vaak wel een stuk lager uitvalt. Daarom kiezen een deel van de ondernemers van een vrij beroep er nog steeds voor om zelf kosten in te brengen.

 

Vrije beroepen hoeven niet te voldoen aan alle administratieve rompslomp.

 

6. Inbrengen van kosten die aftrekbaar zijn: zo doet u dat.

Voor zelfstandigen is het inbrengen van uw inkomsten en kosten niet moeilijk. Dit dient u via de belastingaangifte te doen. In het tweede gedeelte van deze belastingaangifte kunt u de zakelijke gegevens invoeren.

Let wel, de fiscus kan navraag komen doen over hetgeen u heeft ingevuld op het belastingformulier. Daarom moet u de bewijzen, zoals  de btw-bon, factuur en andere papieren bewaren.

De fiscus let scherp op de invoering van de belastingaangifte. Deze belastingaangifte vult u namelijk in volgens uw eigen berekeningen. De Belgische overheid houdt die nauwlettend in de gaten en waar nodig zal de fiscus om een toelichting vragen.

 

6.1 Vrijstelling voor kleine ondernemers

Voor zelfstandigen met een omzet minder dan 25.000 euro per jaar bestaat er de vrijstelling van btw. Dat betekent dat u geen periodieke aangiften indient, geen btw overmaakt naar FOD Financiën, maar ook dat u geen btw rekent aan uw klanten.

Ook geldt dat gemaakte kosten aan leveranciers niet aftrekbaar zijn voor de belasting. Kortom, u hoeft geen belasting over de winst te betalen. Maar u ontvangt de betaalde belasting bij investeringen ook niet terug.

Let er wel op dat u de boekhouding wel op orde moet hebben. Daarnaast heeft u een btw-identificatienummer nodig en moet u werken met facturen.

 

7. Beroepskosten inbrengen: uitbesteden of niet

Het thema beroepskosten is niet iets wat we in een paar regels helemaal kunnen uitlichten. Het is complex en vergt tijd en energie. Het kan daarom handig zijn om een boekhouder in de hand te nemen. Hij of zij weet precies welke beroepskosten aftrekbaar zijn en hoe het zit met al die regeltjes.

U kunt er ook voor kiezen om een boekhoudprogramma aan te schaffen. Met zo’n programma kunt u zelf wegwijs worden in het web van beroepskosten en belastingen.

Boekhoudprogramma’s helpen u door middel van kaders, tabellen en automatisch doorgerekende balansen.

  • Gratis tankkaart (geen maandelijkse of andere kaartkosten)
  • Competitieve pompkortingen van 9 cent per liter
  • Geen borg (afhankelijk van de credit check)
  • Grootste netwerk van België met meer dan 510 tankstations 
  • Benelux tankkaart met toegang tot +2000 tankstations
  • Betaling via 2 wekelijkse btw factuur met domiciliering 
  • Bewaren btw bonnetjes niet meer nodig

Direct Uw Kaart Aanvragenin 3 minuten geregeld

Q8 Liberty Tankkaart

  • Geen contract en direct opzegbaar
  • Tanken in Benelux met in Nederland
  • Geen transactiekosten per tankbeurt, u krijgt steeds de voordeligste prijs
  • Incl. klantenportaal voor het wagenparkbeheer
  • Geschikt voor eenmanszaken, vrije beroepen en grote ondernemingen

Direct Uw Kaart Aanvragenin 3 minuten geregeld 

 
Q8 Liberty Tankkaart

 

  • De kortingen gelden op de officiële brandstofprijs
  • Alle tankstations staan in de Q8 App (Android en Apple)
  • Lokale klantendienst

Direct Uw Kaart Aanvragenin 3 minuten geregeld 

 
Q8 Liberty Tankkaart