Wanneer ben ik btw plichtig als ondernemer

Bedrijven zijn btw plichtig. Dat geldt ook voor freelancers en zelfstandigen. Maar hoe zit dat precies? Administratie is niet iets waar u energie van krijgt en het levert u ook geen omzet op. In dit artikel leggen we u uit wat btw plichtig zijn betekent. Hoe werkt het? Welk voordeel het heeft? En hoe u de btw aangifte voor uzelf makkelijker kunt maken. 

1. Wat betekent ‘btw plichtig’ zijn

Btw staat voor ‘Belasting over Toegevoegde Waarde’. Als ondernemer bent u btw plichtig in België. De btw is altijd een bepaald percentage over een product of dienst. Het standaard btw percentage is 21 procent. Daarnaast bestaan er verlaagde tarieven. Deze bedragen 6 of 12 procent.

Het btw percentage dat u af moet dragen aan de Belgische overheid is afhankelijk van het soort product of dienst dat u levert.

Deze btw betaalt u als ondernemer aan de Belgische staat. In werkelijkheid betalen niet de bedrijven de btw, maar de klanten. Bedrijven rekenen de btw namelijk door naar hun klanten. Een product of dienst heeft een bepaalde prijs. Daarbovenop komt de btw en deze twee samen vormen de verkoopprijs die de klant afrekent.

2. Niet alle zelfstandigen zijn btw plichtig

Zoals gezegd zijn ondernemers btw plichtig in België. Maar dat geldt niet voor alle zelfstandigen of freelancers. Er zijn namelijk uitzonderingen. Zo betaalt een vroedvrouw geen btw en ook een journalist is vrij van deze plicht.

In het algemeen gaat het om vrije beroepen of beroepen met een cultureel of sociaal karakter. Dit betekent overigens ook dat u het recht verliest om btw terug te vragen op aankopen of investeringen.

2.1 Vrijstelling voor kleine ondernemers

Er is nog een andere manier om in aanmerking te komen voor een vrijstelling van de btw betalingen. Een ondernemer met een omzet van minder dan 25.000 euro kan ervoor kiezen zich in te schrijven voor een vrijstelling van btw. In Nederland gaat deze regeling ook ingevoerd worden om de administratielast te verlagen. 

In dit geval hoeft de ondernemer geen periodieke belastingaangifte te doen en geen btw te betalen. Het betekent ook dat de ondernemer geen btw op aankopen of investeringen kan terugvragen.

Een ondernemer die gebruik maakt van deze regeling moet nog wel voldoen aan de administratieve verplichtingen die voor iedere andere ondernemer gelden. Dat betekent ook dat de ondernemer moet beschikken over een btw-identificatienummer.

De ondernemer is dan wel vrijgesteld van het betalen van btw, hij of zij blijft wel btw-belastingplichtige. 

2.2 Deels btw plichtig, deels vrijgesteld

Het komt voor dat ondernemers verschillende economische activiteiten uitvoeren. Een voorbeeld hiervan is een journalist die ook aan copywriting doet. Voor copywriting zal de journalist btw moeten afdragen, voor uitvoeren van zijn beroep als journalist niet.

In dit geval bent u gemengd btw plichtig. Dat betekent dus dat u voor een deel van de activiteiten btw dient af te dragen en voor het andere deel niet. Blijkbaar kunnen we het niet makkelijker maken…

3. Het voordeel van btw plichtig zijn

Het grote voordeel van btw plichtig zijn is dat u als ondernemer ook recht hebt op btw aftrek. Dat houdt in dat u de btw die u betaalt voor investeringen of aankopen mag terugvragen.

Schaft u als fotograaf een nieuwe camera aan op naam van uw onderneming, dan kunt u hiervan de btw terugvragen. De Belgische staat geeft u dus het recht om belastingvrij zakelijke aankopen en investeringen te doen.

4. Hoe werkt de belastingaangifte?

De btw die u als ondernemer terugvraagt, krijgt u niet direct teruggestort op de rekening. Dit wordt verrekend met de btw die u moet betalen aan de staat. Deze verrekening vindt plaats op de belastingaangifte.

Elke maand of elk kwartaal moet u de btw aangifte invullen. Hiervoor heeft u een btw nummer nodig welke u ontvangt wanneer u zich inschrijft in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

Via de Intervat App van FOD Financiën kunt u deze btw aangifte invullen. De aangifte bestaat grofweg uit twee onderdelen:

1. Het invullen van de ontvangen btw van klanten en opdrachtgevers

2. Het invullen van de door u betaalde btw over zakelijke investeringen of aankopen.

Uiteindelijk zullen deze twee bedragen van elkaar af getrokken worden. Blijkt dat u over de periode meer btw hebt betaald dan ontvangen, dan ontvangt u het verschil terug op de rekening.

Heeft u juist meer btw ontvangen, bijvoorbeeld uit aankopen van klanten, dan moet u het verschil betalen aan de Belgische overheid.

5. Voorkom kostbare fouten

Het bijhouden van de administratie staat bij geen één ondernemer hoog op de lijst van prioriteiten. Toch is het actueel houden van de administratie van groot belang. Zeker voor starters en kleine ondernemers.

Het onvoldoende bijwerken van de administratie kan namelijk leiden tot hoge boetes die u niet kunt gebruiken. U bent nu eenmaal btw plichtig. Let er dus op dat u de btw aangifte ook zorgvuldig invult. En let er daarbij op dat u dit ook op tijd doet.

Bent u te laat, of maakt u fouten, dan maakt u kans op ongewenste boetes.

6. Tankkaart maakt btw aangifte gemakkelijker

U kunt ervoor kiezen om een accountant in de hand nemen om btw aangiftes in te vullen en de administratie bij te houden. Dat is een kostbare activiteit die u moet betalen. Maar er zijn tegenwoordig ook veel manieren om de administratie voor de btw plichtige gemakkelijker en goedkoper te maken.

Zo zijn er boekhoudpakketten die u een kader geven waarin u alleen de getallen nog hoeft in te vullen. Daarnaast zijn er apps om u bonnetjes in op te slaan. En is het slim om gebruik te maken van een tankkaart.

Een tankkaart maakt het makkelijk om tankbeurten mee te betalen. Daarnaast kunt u maandelijks op een overzicht zien wat u hebt betaald aan brandstof, maar ook aan btw. Ideaal voor de btw aangifte. Zo hoeft u niet van elke tankbeurt apart de btw te noteren.

Kijk voor een overzicht van tankkaarten op onze webpagina. Daar leest u meer over de voordelen van een tankkaart en kunt u meteen de tankkaart kiezen die het beste bij u past.